金字塔(七)-概括各组思想

这篇文章主要讲一下金字塔原理的第一原则:金字塔结构中的每一层思想都是下一层思想的精炼,概括,总结.而之所以这么说,便是因为每一层思想都是来源于下一层,同时每一层思想也都为上一层思想提供支持.

不过,无论是写文章,还是生活中的其它事务,概括总结都并不是一件容易的事情,所以人们也很少愿意在这方面去费脑筋.因此,我们在阅读文章的时候,常常能看到作者的”敷衍了事”:

公司遇到的三个问题.

整个流程的四个步骤.

政策带来的五个影响.

在上面的内容中,每句话都可以说是概括总结,但是它们却都缺少”灵魂”.之所以会这样,是因为这几句话并不是某种思想的提炼,精华,而只是将有相同关系的内容做了个分类整理.换言之,就是这部分概括总结”缺少思想”.

总结句要避免”缺少思想”

对于这部分内容,我们先从一个例子开始说:

为什么陈独秀和李大钊在<<新青年>>杂志上发表文章?

  1. 陈独秀和李大钊都是早期的马克思主义者.
  2. 陈独秀和李大钊都提倡新文化运动.
  3. 陈独秀和李大钊都希望可以从思想上武装中华民族.

所以,陈独秀和李大钊都要在<<新青年>>杂志上发表文章.

在阅读完上面的内容之后,我的第一感受就是明明说了什么,但是仔细一想好像什么都没说,有些言之无物.其实,这就是缺少思想的后果.想像一下,如果一篇文章里充斥着这种内容,那对于读者来说真的是莫大的”考验”.那这部分内容要如何描述呢?

陈独秀和李大钊的经历,思想以及目标的共同性,使得他们都在<<新青年>>杂志上发表文章.

怎么样?用这句概括总结去代替之前的内容是不是感觉清爽了不少?

而避免”缺少思想”还有另外一个原因,那就是它不会让你错过梳理思想,整理逻辑和追本溯源的机会.举个例子:有个同事发现了公司存在的两个问题,于是他把这两个问题的内容,原因以及解决办法写了下来.但是在做最后总结的时候,他却发现这两个问题之间并没有什么联系.于是,他又去寻找这两个来源,发现这两个问题实际上是属于两个领域的.同时,公司里有4个部门都或多或少地涉及到了这种情况.于是,他便将原有的”公司遇到的两个问题“,改成了”公司某些部门遇到的两类问题“.实际上,这也是概括总结的另一个作用.

如何总结概括

与之前文章提到内容相似,总结概括的架构内容也要保证相斥性,独立性以及有穷性.但是表达逻辑却并不等于概括逻辑.通常来说,概括内容有两种表达方式:

  1. 概述行动方式,这种是以步骤,流程,顺序等名词的方式出现,主要围绕着过程展开.
  2. 概述描述方式,这种是以内容,叙述,平铺直陈等名词出现,主要阐述某件事的存在意义.

分清行动的因果关系

在商务文章里,阐述行动类的方式是用的最多的。无论是工作流程,计划,解决方案,进度汇报等,都离不开行动内容。这时,我们不可避免地需要叙述每组行动性思想的原因,结果,建议,目标,完成度等等要素。平心而论,我觉得这是非常困难的一件事。它的困难不在于详细的描述各个要素,而在于分清每组思想之间的关系,接下来我来详细说明这一点。

我们往往是为了某个原因来去开展一系列行动的,而在各种行动的共同作用下,就会产生一个结果(也许并不是原定的结果)。这样一来,原因,行动,结果这三者也就构成了一个封闭的系统。但是,在这个系统里面,各组行动性思想除了起于共同原因,终于共同结果之外,本身是没有任何联系的。例如:

为了提高公司业绩,我们需要开展两个行动:

  1. 培训销售人员的素质,提高业务水平。
  2. 开展A/B测试,细化客户分类,提供画像。

可以看到,上述的1和2除了共同作用于结果之外,本身并没有任何关系。并且因结果才采取行动,但行动又共同作用于结果,这种行动与结果相互依赖的关系也让人很难理清思路。

不过别着急,这里有三个小技巧可以帮助我们理清其中的关系:

  1. 在正式落笔之前,明确每一句话的中心思想
  2. 确定每句话,每组思想的因果关系,并尽量将每一组中的行动,步骤控制在5个以内。(神奇数字“7”)
  3. 检查每句话的标签或者概述,并将其依次填入金字塔模型中,搭建结构。

总结句要明确概括

我一直都觉得文章在展示给读者之前,一定要自己跟自己“抬杠”一遍,尽可能多的给自己挑错,哪怕错误非常离谱都是可以接受的。虽然文章本身并不能决定以后的阅读对象是谁,但是如果作者自己都能挑出错误,那又凭什么要求读者不对文章提出异音呢?所以在尽可能丰富文章内容的前提下,文章精简,总结明确就可以保证作者与读者站在同一个位置上。最起码,双方不会因为用句不明确而产生分歧。

比如说“我们要在第三季度努力提高公司产出业绩。”,那这个提高是提高多少?要知道5%和50%都算是提高,但是具体目标却没有交代,这就会给读者造成困惑。如果我们把这句话改成“我们要在第三季度将公司产出业绩提高到25%。”,那么读起来就清晰多了,并且读者就会知道具体目标是多少。实际上,量化在招聘简历里面也是很常见的。在简历里面,我们往往会介绍自己的项目,或者说做的工作给公司带来了好处。那么这个好处是什么,给公司带来了多少收益,效率提高了多少等等,这些都是需要在简历里面给展示给HR看的。假如你是面试官,你的面前有两份简历,一份上面写着“我的工作节约了公司的运营成本”,另一份上面写着“我的工作将公司的运营成本降低了70%。”,那么你会选择谁,就不用我多说了吧。

当然,数字化并不是明确概括的唯一选择。还有另一种方法,就是大脑中想像一个真实的人去完成某件事情,并且完成过程中的细节越多越好,然后我们将其中的步骤转化为结果性语言,并阐述出来

在上大学的时候,我策划过一个院级活动,主题是关于校园演唱的。那个时候博主没有任何处理经验,不知道要如何下手。后来距离提交活动策划的时间越来越近,没办法,我就只能走到举办场地,然后开始设想整个活动流程。从场景布置,同学入座,领导入座,开场等一直想到活动结束,想清楚每一个环节的开展需要的人是谁,需要什么道具,流程怎么走等等,甚至是包括领导从哪个方向入场,入座的姿势都想的一清二楚,就好像活动已经开展了,而我以一个上帝视角去观看一样。然后,我把中间所需要做的事情按照顺序概括起来,最终形成了一篇活动策划,提交给了学院。当然,最后活动自然是圆满成功了。

其实,唯一能够避免出现流程模糊的方法,就是强迫自己确定明确的结果或结点,以便能够据此判断某个步骤是否已经完成,然后根据这一阶段性的结果修改各项行动步骤的措辞。

举个栗子:

原表达方式 修改后的表达方式
1.修改公司战略 1.制定应对长期问题的战略
2.提高销售人员素质 2.培训销售人员的专业素养
3.处理回款问题 3.视情况不同,督促款项追回

上面的原表达方式就是很典型的表达模糊,而经过修改变成右边的表达方式之后,读起来就清晰了许多。实际上,修改前后最大的不同,就是修改后的表达方式使读者产生了“画景”,就像是小说让人的头脑中产生了画面感一样。而这个“画景”不仅能给读者一种身临其境的感觉,还能够引导读者进行更深一步的思考。

前面说了那么多明确概括的方法和好处,其实总结句的明确还有一个好处,就是自我反省,查漏补缺。譬如说,为了节省公司的后台运营开支,我制定了两个步骤:

  1. 检查并剔除不必要开支,如重复性支出,超出预算的支出,无效支出等。
  2. 制定相应的指标来杜绝“浪费”。

但是,等我做完这些步骤的计划书之后,发现上面的步骤不仅可以用于后台运营,也可以用于其它的诸如前台销售,后台客服等部门。这个时候,我就需要将“节省公司的后台运营开支”的主题修改成“节省公司各部门开支”,并且在写作过程中发现除了之前提到的步骤外,其它部门还有一些问题需要解决,所以我又在上面的基础上又提出了4个解决问题的步骤。就这样修修改改后,一篇解决公司各部门开支过多的计划书就诞生了。而这些修改的来源就在于一开始的目的明确,即“节省公司各部门开支”,而不是“节省公司的后台运营开支”。

辨别,分层总结句

之前提过,我们在概述行动性思想时,要把具有共同特性的行动分类到一起。但是在这个过程中,我们要注意的是,要把组内的行动进行分层,不然会让读者难以分清原因和结果。举个栗子:

为了解决公司现金流紧张的问题,我们需要执行下面的措施:

  1. 复查公司所有支出项目,提出无效支出。
  2. 减少公司运营成本。
  3. 对公司的产业体量作“减法”。
  4. 培训销售人员的专业素质,来提高销售质量。
  5. 增加现金收入。
  6. 拍卖利润低的项目,并抓紧追收回款。

例子中提到的解决方法都是比较合理的,甚至可以说,要想解决公司的现金问题,上面提到的措施一个都不能少。但是分层之后的内容就会让读者阅读起来更加的清晰:

要想解决公司现金流紧张的问题,我们需要从两方面着手:

  1. 减少成本:

    1. 复查公司所有支出项目,提出无效支出。
    2. 对公司的产业体量作“减法”。
  2. 增加现金收入:

    1. 培训销售人员的专业素质,来提高销售质量。
    2. 拍卖利润低的项目,并抓紧追收回款。

实际上分层本身并不是很困难的操作。如果一个行动开展的同时可以开展另一个行动,或者说两个行动遵守时间的先后顺序,那么这两个行动就属于同一个层次;如果一个行动是开展另一个行动的前提条件,或者说一个行动引出了另一个行动,那么这两个行动就是分属上下两个层次的。

不过物极必反,分层可以是文章看起来更加清晰,但要注意避免过度分类。譬如,有个咨询公司为了帮助客户提高销售人员的专业素养,提出了一些解决方法,并在文章中将其分类:

任务 目标 结果
1.向销售人员培训必要的专业知识 1.调动销售人员的积极性 1.销售人员的专业素养收到了良好的维护
2.通过活动的形式调动销售人员的积极性 2.提高销售人员的重视程度 2.销售人员得到了培训
3.可以把专业素养的考核纳入绩效体系 3.传播销售知识 3.销售人员越来越重视自身的专业素养
4.制定周期长效计划来避免素养出现下降的情况 4.在提高专业素养的同时,也要防止下降 4.销售人员的学习态度愈加良好

可以看出,整个文章内容分成了任务-目标-结果三个部分,看起来非常的清晰,详细。但是经过仔细观察后,就会发现任务1-目标3-结果2说的是一回事,其它内容亦是如此,而这就是过度分类的问题了。有的时候,太过于细致反而会造成内容重复,食之无味。

直接概括行动的结果

其实直接概括结果是很难的一件事,但是本身却没有任何捷径可以走。所以这里就直接说一下如何概括:

  1. 该组行动,步骤之间必须相互独立不重叠,完全穷尽无遗漏。
  2. 总结概括性语句必须说明各项行动,步骤导致的直接结果,且措辞必须明确,具体。
  3. 先用明确的语句表达各项行动,步骤,流程等,然后区分不同的抽象层次,再从各行动,步骤,流程等总结概括出行动的结果。

对结论进行总结

之前在“逻辑顺序”这一章中,我们提到过可以按照某种共性对问题进行分类。但是对于一篇完整的商务文章来说,总结部分共包含三步,而分类只是第一步。这三步分别是:

  1. 探索结论之间的共性,并进行分类
  2. 寻找结论之间更深层次的联系
  3. 总结跃进,对文章的主题进行高度概括

接下来,我依次介绍这三个步骤。

找到结构上的共性

在前面“演绎推理与归纳推理”的章节中,我们提到过,一句话是由主语和谓语组成的。因此,要想寻找某些思想的共性,往往需要从下面这三方面入手:

  1. 具有同一类主语
  2. 具有同一类谓语
  3. 具有同一类隐含思想

要注意的是,上面提到的是同一类,而不是同一个。譬如美国,英国,法国都属于国家,但是他们却并不相等。

相信大家在阅读文章的时候都碰到过“7个问题”,“4个特点”,“6个规律”这样的内容,譬如:

接下来所制定的计划需要有四个特点:

  1. 需要周期性地提供计划,供给分析师分析
  2. 计划要精准地反映出市场波动幅度
  3. 内容必须包含每一条措施的原因及预测结果
  4. 该计划要囊括公司所有部门

那么接下来,我们来剥掉一层“语言”的外衣:

  1. 周期性提供
  2. 精准反映
  3. 内容具体
  4. 囊括范围广

可以看出,这四个中心思想组合起来之后并不能支撑起文章主题。而之所以会出现这种情况,就是因为最上面那个“缺乏思想”的句子阻碍了我们对其进行深入思考。

深入思考的目的首先就是要得出推论。但是上面的例子所列出的特点却无法让我们得到概括性结论,所以我们对这段内容进行修改:

为了应对近期的市场波动,我们要制定相关计划:

  1. 周期性的向分析师提供计划,分析市场波动
  2. 内容要覆盖公司所有部门的行动措施,原因及预测结果

要记住,如果你无法在一组被列为“问题”,“原因”或结论的思想中找出明确的逻辑关系,就像上面这个例子一样,那么这一组思想必定会存在问题,你必须重新思考。

探索更深层次的联系

下面,我通过一个例子来说明如何寻找某些结论更深层次的联系。

一个咨询顾问对客户公司的项目承接能力的判断:

  1. 您要求信息系统项目经理提供有关截止日期的信息,以使战略性业务项目如期开展
  2. 有些项目经理缺乏经验
  3. 信息系统允许错过预订日期,而不是用创造性的方法满足预订日期的要求
  4. 现有系统的开发方法,工具和技术不统一
  5. 项目经理们没有组建过如此大型,复杂的系统
  6. 项目经理接受的脱产或在职项目管理培训较少,实践经验有限

接下来,我们找出每一句话最核心的内容:

  1. 需要了解截止日期
  2. 项目经理经验不足
  3. 有错过日期的风险
  4. 工具的使用不统一
  5. 未做过如此大型的项目
  6. 经验有限

实际上,无论是否了解这一主题,你都可以将上述思想组织得更清楚,更有意义。

我们对贵公司的信息系统部门的评估显示,贵公司的项目经理们有可能无法按预定日期完成工作。(3)

他们在此类项目上的经验有限。(2,6)

他们从未组建过如此大型,复杂的系统。(5)

他们缺乏对所需方法,工具和技术的应用能力。(4)

进行归纳跃进

以下是在一次说明会上,一名咨询顾问就是否应当进入汽车配件市场,提交给客户的说明材料中的要点。

我们的结论:

  1. 市场巨大,且正以较快的速度增长。
  2. 配件市场有利可图。
  3. 市场的主要特征显示,进入市场有较大的障碍。
  4. 总体趋势可喜,但由于一些不确定性,部分细分市场的前景尚不明确。
  5. 总体上看,该市场有吸引力,但是高度分散。

这些思想实际上可以分成两组:

只有部分细分市场具有吸引力。(1,2,4,5)

这些细分市场难以进入。(3,4,5)

很明显,“具有吸引力”和“难以进入”是对反义词,两者之间没有共性。因此,两个句子之间如果存在逻辑关系,就只能是演绎性关系,而不可能是归纳性关系:

image-20210826155218876

因此什么?因此算了?因此花大本钱也要进入?所以这个例子再次说明,人们难以得出明确结论的时候,很容易写一句“缺乏思想”的句子应付了事(如本例),而不是努力完成思考。

需要注意的是,在通篇文章中,没有必要每次都非常严格地遵守这样的方式。并不是因为这样做没有用,而是因为读者每次都倾向于将所获信息纳入已有只是体系,进而理解和预测。如果你确定推理过程是有效的,那么即使概括性语句稍欠精确,也没有太大影响。

从本章的讨论中,你可以了解到,不能简单地把一系列思想堆放在一起,并假定读者能够看出其中的意义。每一组思想都隐含着一个总结性思想,能够呈现该组思想之间关系的本质。你应当首先明确各组思想之间的关系,然后为读者指明这种本质。

每当对一系列思想进行分组时,都要问自己一个问题为什么我只列出这些思想,而没有列出其它思想?答案应当是:

  • 只有这些思想具备某种共性,并通过这种共性相互关联。

    -在这种情况下,概括性思想应当是该组思想的共性所隐含的含义。

  • 这些思想都是为实现某一结果而必须同时采取的行动。

    -在这种情况下,概括性思想应当揭示采取以上行动后的直接结果。